Р АЗДЕЛ 6. О СНОВЫ БАЗ ДАННЫХ. СУБДMS A CCESS

Тема 25. Назначение программы MS Access. Основные объекты

В любой области деятельности часто приходится иметь дело с большими объемами данных. Основными операциями при этом являются: сбор информации, ее обработка (поиск требуемых данных, сортировка и т.п.), создание форм для просмотра и распечатки данных. Одним из самых популярных программных продуктов, обеспечивающим эти функции, признана система управления базами дан-

ных Microsoft Access.

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Под

системой управления понимается комплекс программ, которые позволяют не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Microsoft Access – это реляционная СУБД . Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает оптимизировать структуру данных и таким образом упростить выполнение работы. Таблицу Microsoft Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Microsoft Access можно эффктивно комбинировать с данными Microsoft Excel.

Microsoft Access входитвсоставпакетаприкладныхпрограмм Microsoft Office. Microsoft Access позволяет пользователю:

разрабатывать схему данных и создавать структуру реляционной базы данных;

создавать пользовательские формы ввода данных в однотабличную и реляционную базы данных;

вводить и редактировать данные;

формировать запросы для поиска и отбора данных;

создавать отчеты для вывода данных;

автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.), а также ряд других, реже используемых возможностей.

Для запуска программы Microsoft Access необходимо выполнить команды:

Пуск Программы Microsoft Access.

Основные объекты БД:

Таблицы – объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Запросы – объекты для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также можно обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять вычисления.

Формы – объекты MS Access, предназначенные в основном для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчеты – объекты БД MS Access, предназначенные для эффективного представления данных на печати, позволяющие отобразить сведения желаемым образом и произвести расчеты (найти общее, среднее значение и др.).

Страницы – специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access.

Макросы – это макрокоманды для автоматизации часто выполняемых задач, таких как открытие форм или печать отчетов. Например, нажатием кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модули – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Используя макросы и модули, можно создавать ориентированные на пользователя приложения, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Все составляющие базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы в Microsoft Access хранятся в едином файле с расширением mdb.

Рис. 2.6.1. Окно базы данных

В окне базы данных (рис. 2.6.1) в разделе «Объекты» выбирается тип объекта, в основной области окна отображается список объектов этого типа.

Для работы с объектами служат 3 командные кнопки:

1. «Открыть» – открывает выбранный объект. В этом режиме таблицу можно просмотреть, внести новые записи или изменить имеющиеся. Можно просмотреть результаты выполнения запросов, отчеты.

2. «Конструктор» – открывает структуру объекта и позволяет модифицировать его устройство, а не содержимое (в таблицу можно добавлять новые по-

ля, изменять свойства полей, в формах – изменять или создавать элементы управления). Это режим для разработчиков.

3. «Создать» – открывает окно, предоставляющее выбор способа создания нового объекта.

Работа с «Мастерами»

«Мастер» («Wizard») – специальная программа, помогающая в решении ка- кой-либо задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа позволяет за несколько минут выполнить работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какоголибо вмешательства со стороны пользователя. В Microsoft Access имеется около сотни «Мастеров», предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, диаграмм, почтовых наклеек, элементов управления.

«Мастер баз данных» позволяет по имеющимся в программе шаблонам («Заказы на работы», «Контакты», «Склад» и др.) создать базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы за одну операцию. Для использования этой возможности нужно при запуске Microsoft Access в диалоговом ок-

не выбрать переключатель «Мастера, страницы и проекты баз данных». «Мас-

тер баз данных» создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

Чтобы создать собственную базу данных без помощи «Мастера», в диалоговом окне при запуске Microsoft Access переключатель нужно установить в положение «Новая база данных».

Тема 26. Таблицы

Основным структурным компонентом базы данных является таблица . В таблицах хранятся вводимые пользователем данные. Каждая таблица Microsoft Access состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в программе Microsoft Excel. Фактически, режим ввода данных Microsoft Access ничем не отличается от работы с таблицами Excel.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно задавать такое, чтобы оно отражало содержимое поля. Также необходимо определить, данные какого типа будут содержаться в поле. В Microsoft Access каждому полю должен быть присвоен один из 10 типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме «Конструктора». В табл. 2.6.1 представлены типы данных Microsoft Access и их описание.

Таблица 2.6.1

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

Рис. 2.6.2. Создание таблицы с помощью Мастера

«Мастер таблиц» (рис. 2.6.2) позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества, рецепты и др.;

ввод данных непосредственно в пустую таблицу в табличном режиме. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

импорт таблицы из другого файла. Microsoft Access позволяет импортировать данные из файлов баз данных Microsoft Access, Paradox, dBASE, электронных таблиц Microsoft Excel, текстовых файлов и др;

определение всех параметров макета таблицы в режиме «Конструктора». При создании таблицы в режиме «Конструктора», необходимо заполнить

бланк таблицы (рис. 2.6.3), где в первом столбце указываются заголовки полей, а во втором – указывается их тип (возможные типы полей приведены в табл. 2.6.1). В нижней части бланка указываются свойства полей, такие как значения по умолчанию, маски ввода и поля подстановок.

Рис. 2.6.3. Конструктор таблиц

В режиме «Конструктора» ввод данных в таблицу невозможен. Для перехода из режима «Конструктора» в режим «Таблицы», и наоборот, нужно воспользоваться пунктом меню «Вид» или кнопкой ( – «Конструктор», – «Режим таблицы») на панели инструментов. При этом каждый раз программа делает запрос о необходимости сохранения внесенных изменений.

Независимо от метода, примененного в создании таблицы, всегда имеется возможность использовать режим «Конструктора» для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по

умолчанию или для создания масок ввода. Однако только режим «Конструктора» позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая необходима.

Ввод и редактирование данных

Для ввода данных в ячейки таблицы необходимо установить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных «Счетчик» не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода состоят в следующем: если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение. Для некоторых типов данных (числового, денежного, даты/времени, логическиого) MS Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если ввести букву в ячейку с числовым типом, то MS Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены данные заданного типа.

Для удаления записей целиком требуется предварительно их выделять. Выделение записей и полей в таблицах MS Access производится аналогично выделению строк и столбцов в таблицах Excel. Удалять записи можно клавишей Delete, поля – командой «Удалить столбец» в контекстном меню.

Для всех типов полей (кроме «Счетчика» и поля объекта OLE) можно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме «Конструктора» надо выбрать вкладку «Общие», перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на ввод данных. Ограничение в числовом поле чаще всего представлено в виде неравенства. Его можно вводить и в текстовом поле, обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью «Построителя выражений». При появлении курсора в строке параметра «Условия на значение» справа от нее появится кнопка с тремя точками. При нажатии этой кнопки появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных – параметр «Значение по умолчанию» (необходимо открыть закладку «Общие» в режиме «Конструктора»). Здесь можно задать данные, которые Microsoft Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.

Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую через буфер обмена.

Для каждого типа данных (кроме типа данных «Счетчик») предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данных не существует вовсе. Microsoft Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Поиск данных

Если таблица большая, то можно автоматизировать процесс поиска данных. Для этого необходимо установить курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем выполнить команды: Правка Найти. В появившемся окне нужно ввести образец искомых данных и нажать кнопку «Найти». Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Если требуется заменить большое количество одинаковых данных на другое значение, то необходимо выполнить команды: Правка Заменить. В появившемся окне ввести образцы заменяемого и заменяющего элементов. Затем надо решить, есть ли необходимость просматривать каждое заменяемое значение или нет и в зависимости от этого нажать либо кнопку «3аменить», либо «3аменить все». Когда не имеется полных сведений для указания образца поиска, можно использовать знаки подстановки, приведенные в табл. 2.6.2.

Таблица 2.6.2

Знаки подстановки, используемые в окне «Поиск и замена» и в фильтрах

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно упорядочивать записи в таблице в определенной последовательности с помощью кнопок сортировки на панели инструментов или команды меню Записи Сортировка Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию). Команда сортировки применяется к полю, в котором установлен курсор. В режиме таблицы можно выделить сразу несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) по второму и т.д. Если нужно восстановить порядок отображения записей, используются команды Записи Удалить фильтр.

Примечание. Современные СУБД, такие как Microsoft Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Microsoft Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были внесены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Microsoft Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр, исключение выделенного.

На панели инструментов расположены кнопки для работы с фильтрами:

«Фильтр по выделенному» (); «Изменить фильтр» (); «Применение фильт-

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Чтобы просмотреть в таблице все записи, содержащие в указанном поле конкретное значение, необходимо выделить это значение в одной записи, нажать кнопку «Фильтр по выделенному» или выполнить команды: Записи Фильтр Фильтр по выделенному. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово «Фильтр» . В дополнение к этому кнопка «Применение фильтра» нажата, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут, он просто будет отключен.

Если нужно просмотреть записи, не содержащие выделенного значения, необходимо выбрать команду «Исключить выделенное» в контекстном меню или в меню Записи Фильтр.

Задать критерии отбора записей можно с помощью команды: Записи

Фильтр Изменить фильтр или кнопки . После этого появляется одна строка; поле, в котором находится курсор, становится полем со списком, в нем можно выбрать любое из имеющихся значений. Можно составлять другие условия отбора, используя операторы сравнения (<, >), знаки подстановки (см. табл. 2.6.2). Задать условие отбора по одному полю можно с помощью команды «Фильтр для:» в контекстном меню столбца. После нажатия кнопки «Применить фильтр» будут выбраны записи, соответствующие заданному критерию.

Еще более сложные условия фильтрации можно задать командами Записи Фильтр Расширенный фильтр. В этом случае можно записывать сложные условия отбора, для которых в бланке расширенного фильтра (рис. 2.6.4) предусмотрено 9 строк.

Рис. 2.6.4. Бланк расширенного фильтра

Тема 27. Разработка модели и создание структуры реляционной базы данных

Организация данных

Слово «реляционная» происходит от английского «relation» – «отношение». Отношение – тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы.

Для связи данных из разных таблиц каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Оно называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

1. Ключевые поля счетчика.

Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки «Да» будет создано ключевое поле счетчика.

2. Простой ключ.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое.

3. Составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений одного поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает в таблице, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и создание запросов и отчетов, позволяет ограничивать доступ к данным.

В Microsoft Access можно задать три вида связей между таблицами: «Один-

ко-многим», «Многие-ко-многим» и «Один-к-одному».

Связь Один-ко-многим – наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи «Многие-ко-многим» одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько

записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое – общим с таблицей В.

При связи «Один-к-одному» запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «Один-к-одному» применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Связи между таблицами наглядно представлены в окне «Схема данных» (рис. 2.6.5), которое отрывается через меню «Сервис» или кнопкой на панели инструментов.

Рис. 2.6.5. Окно «Схема данных»

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип «Длинное целое»;

обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть объектов, с которыми работает программа.

Таблицы - основные объекты БД. В них хранятся данные. Реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют (т.е. обрабатывают).

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные, просматривают имеющиеся.

Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы – это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся часто, имеет смысл сгруппировать их в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартные средств Access не хватает для удовлетворения особо изощренных требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.

Режимы работы с Access.

С организационной точки зрения в работе с любой БД есть два разных режима: проектировочный иэксплуатационный (пользовательский). Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты (например, таблицы) задавать их структуру, менять свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Пользователь базы – это лицо, которое наполняет ее информацией при помощи форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.

Стартовое окно структуры базы имеет шесть вкладок для основных объектов и три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

Кнопка Открытьоткрывает избранный объект. Если это таблица, то в нее можно внести изменения, просмотреть, и т.д.

Кнопка Конструктороткрывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, то в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, то можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

Кнопка Создатьслужит для создания новых объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы, отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.

Таблицы. Создание таблиц.

Таблицы – основные объекты БД. Без запросов, форм, отчетов и пр. можно обойтись, но если нет таблиц значит нет и базы.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается со щелчка на кнопке Создатьв окнеБаза данных. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

Импорт таблиц из другой БД. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также содержимое базы. Если речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.

Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы, Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим им пользоваться не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создавать вручную.

Пункт Режим работыоткрывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена:Поле 1, Поле 2… и т.д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задавать имена полей, выбирать их тип и настроить свойства.

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) – это класс прикладных программных продуктов, предназначенных для работы со структурированной информацией. База данных(БД) – это информация, собранная или полученная в результате обработки данных из объектов для удовлетворения запросов и потребностей пользователя.

Можно выделить пять моделей организации данных, которые используются в БД:

иерархическая

реляционная

смешанная

объектно-ориентированная.

Большинство современных БД являются реляционными.

Реляционная модель данных получила название от английского термина relation – отношение. Её предложил в 70-е годы сотрудник фирмы IBM Эдгар Кодд. При соблюдении определенных условий отношение представляется в виде двухмерной таблицы, привычной для человека.

Достоинствами реляционной модели являются простота, удобство реализации, наличие теоретического обоснования и возможность формирования гибкой системы БД, допускающей настройку при формировании запросов.

Реляционная модель данных используется в основном в БД среднего размера. При увеличении числа таблиц в базе данных падает скорость работы с ней.

СУБД MS Access применяется для хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.

База данных в MS Access представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.

База данных в MS Excel , в отличии от базы данных в MS ACCESS, является удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Базы MS Excel 2003 предназначаются, в большей степени, для индивидуального использования.

Основные функции СУБД MS Access - это определение данных, описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных в MS Access содержит совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче. Способы организации базы MS Access обеспечивают удобное представление всей совокупности данных или любой их части.

Объекты СУБД MS Access 2003

В MS Access в окне создания таблиц находятся семь вкладок, представляющие шесть видов объектов, с которыми работает программа:

1. Таблицы- основной объект MS Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. MS Access создает также системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

Рисунок 1

2. Запросы– используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.

В Microsoft Access существует несколько видов запросов:

o запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;

o запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);

o запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.

3. Формы– используются для организации удобного и интуитивно понятного интерфейса пользователя для работы с данными. Формы можно рассматривать как настраиваемые диалоговые окна. Формы также могут содержать элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления могут быть текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

4. Отчеты– используются для предоставления пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Отчеты можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отчете невозможно изменить исходные данные. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

5. Макросы- небольшие программы на языке макрокоманд системы Access. Макрос представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются последовательно или в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и аргументы, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

6. Модули- процедуры на языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Язык программирования VBA является общим инструментом для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office в качестве среды разработки.

7. Страница доступа к данным не рассматривается как объект. Это – веб - страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к базе данных можно просматривать, добавлять, обрабатывать и корректировать данные. Страница доступа к данным может содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму, разрешение вопросов с которым описано отдельно. У каждой страницы доступа к данным имеются свойства, которые пользователь может задавать для изменения внешнего вида или характеристики этого элемента. Просматривать и изменять свойства можно с помощью окна свойств или редактора сценариев Microsoft Visual Script Editor.

Создание базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо продумать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания эффективной базы данных.

Шаги создания структуры базы данных:

o формулирование цели создания базы данных

o определение основных её функций

o определение содержания и формата данных

o информация в таблице не должна дублироваться.

o каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

o в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

o информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Работа в базе данных

Таблицы

Основной объект базы данных - таблица может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра.

В режиме просмотра возможен ввод и изменения данных в раннее созданной таблице и добавление и удаление строк. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени.

Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.

Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).

В MS Access действуют ограничения на имена полей.

Имя поля:

3. не может содержать точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ()

4. не должно начинаться с пробела

5. не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31)

6. допускает пробелы. Необходимо помнить, что они могут вызывать конфликты при работе с другими системами

7. не должно совпадать с зарезервированными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Sum и т.п.

8. должно быть уникальным в пределах таблицы.

После задания имени надо выбрать тип поля. Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Для некоторых типов полей, например, поля типа «дата», осуществляется и более сложная проверка. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то необходимо исправить ошибку, так как СУБД не дает других возможностей продолжить работу.

Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы “Тип поля”, то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа “Описание” может не заполняться. Эта графа используется в целях документирования проекта.

Допустимые типы полейв Access и их краткая характеристика приведены в таблице 1:

Таблица 1

Описание свойств полей

В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля.

Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:

o размер поля

o формат поля

o маска ввода

o значение по умолчанию

o условия на значения

o сообщение об ошибке

o обязательное поле

o пустые строки

o индексированное поле

Размер поля

Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преобразуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.

Условия на значения

Предназначено для определения ограничений. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие: >#1.92#, заданное как “Условие на значения” для поля “ДАТА_ПРИЕМА_НА_РАБОТУ”, будет означать, что допустим ввод дат только после 1992 года.

Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Выражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы.

Условия на значения для записей задаются в окне свойств таблицы, вызываемом командой “Свойства” меню “Вид” в режиме конструктора таблицы.

Маска ввода

Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.

Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.

Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска позволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных - в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии, состоящей из одной буквы.

В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:

>L

Символ “L” в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ “?” обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ “>” преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ “<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.

Индексированное поле

Индексированное поле можно использовать для контроля на уникальность. В Access, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства “уникальный индекс” в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.

Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных полей тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов.

Ключ - это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа.

Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.

Есть несколько способов создания новой таблицы отличающихся уровнем автоматизации:

1. Режим таблицы – открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 … и т.д.

2. Конструктор– наиболее универсальный метод. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

3. Мастером таблиц пользуются наиболее опытные разработчики. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически.

4. Импорт таблиц – самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.

5. Связь с таблицами– используют в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком.

Наиболее часто используемый способ – Конструктор. В режиме Конструктора легко выполняются операции добавления нового поля, а также перемещение, переименование и удаление полей.

Закончив создание структуры таблицы в Конструкторе, нужно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.

База данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами - макросами и модулями. Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму , Печатать Отчет и т.п.), а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет, или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов.

имя должно содержать не более 64 символов;

имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и квадратных скобок ();

не должно начинаться с символа пробела;

не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, при некоторых обстоятельствах они могут вызывать конфликты в программах Visual Basic.

Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

• 1. оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация;
• 2. режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно, - Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

В окне базы данных под стандартной панелью инструментов расположена панель с кнопками «Открыть», «Конструктор» и «Создать», а также кнопки изменения вида представления объектов базы данных. В левой части окна отображается список вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль . Если выбрана какая-либо вкладка, то в окне базы данных отображается список существующих объектов этого типа данной БД. Например, если выбрать вкладку Таблица , то в окне отображается список таблиц открытой базы данных. Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть». Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку «Создать». Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор». Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access. access microsoft макрос

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки «Вырезать», «Сортировать по возрастанию» и др., а в режиме конструктора - кнопки «Свойства», «Определить ключ» и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту Windows.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.

Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора:

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме